Führungslektion – Absprachen treffen

Wenn eine Gruppe von Menschen miteinander einen Auftrag erfüllen will oder andere Ziele verwirklichen will, dann müssen Absprachen getroffen werden. Das gilt selbst für eine dominante, hierarchische Leitungsstruktur, aber vielmehr noch für eine Leitungsstruktur, die teamorientiert ist.

Ich gehe von einer teamorientierten Struktur aus.
Denn mein Idealbild ist das einer christlichen Gemeinde, in der danach gestrebt wird, das sog. „allgemeine Priestertum aller Gläubigen“ nicht nur als Lippenbekenntnis zu üben, sondern es tatsächlich umzusetzen. Dass das nie im perfekten Maße gelingen kann, ist der Preis unseres Menschseins. Dennoch halte ich daran fest, dass es die Mühe lohnt, möglichst viele Gemeindemitglieder in’s Boot zu holen.
Die dafür nötige Kommunikation ist herausfordernd und kann oft schief gehen, eben weil „in die Breite“ kommuniziert wird und weniger „top down“.

Dabei müssen die Autoritätsbereiche der anderen beachtet werden.
Beispiele:

Es soll ein Termin für eine Mitgliederversammlung gesetzt werden. Allerdings fällt der Termin in das wöchentliche Treffen des Chors. Dann muss selbstverständlich vorab mit dem Chorleiter gesprochen werden. Und rechtzeitig!
Oder man meint, dass der Henry ein geeigneter Mitarbeiter im Technik-Bereich sein könnte. Also muss vorab mit dem Verantwortlichen für die Technik gesprochen werden.
Und wer ein gutes Miteinander in der Gemeindeleitung haben will, sollte ohnehin wichtige Terminangelegenheiten und Personalfragen mit den Mit-Leitenden besprechen, bevor „Nägel mit Köpfen“ gemacht werden.

Diese Bereiche sind noch einfach zu handhaben.

Schwieriger ist die Abgrenzung zwischen der Vollmacht der Gemeinde insgesamt und der Autorität der Gemeindeleitung. Ausgehend von einem sehr flachen Hierarchie-Modell (die Gemeindeleitung ist im besten Fall „Diener“ der anderen und nicht „Bestimmer/Herrscher“), muss genau überlegt werden, wofür die Leitung eingesetzt wurde bzw. für welche Aufgaben sie definitiv freie Hand hat.
Deutlich ist das z.B. bei wegentscheidenden Konstellationen einer Gemeinde. Wenn eine Gemeinde von A nach B umziehen könnte, betrifft es die Gesamtgemeinde. Eine solche Entscheidung kann nur die Gemeinde treffen und nicht allein die Gemeindeleitung. Also muss eine Gemeindeversammlung einberufen werden.
Wenn die Frage aber ist, ob man der Petra seelsorgerlich nachgeht, dann hat das in keiner Gemeindeversammlung etwas verloren, sondern wird im Leitungskreis besprochen… oder schlichtweg gemacht.

Kritischer sind Finanzfragen.
Bis zu wieviel Euros darf die Gemeindeleitung frei verfügen? Ab wann ist die Zustimmung der Mitglieder nötig?
Geld ist ein sensibles Thema, denn wenn eine Gemeinde von Spenden finanziert wird, dann ist es zuerst das Geld der Mitglieder und Freunde der Gemeinde. Sie haben es für einen Zweck gespendet. Es soll der Gemeinde und ihren Aufgaben zugute kommen. Aber ist z.B. die Einladung und Bezahlung eines Sängers ein Gemeindeanliegen?
Letztlich hilft hier nur größtmögliche Klarheit und entsprechend klare Absprachen bzw. die Ordnung der Vollmachten.
Am besten entscheidet die Gemeindeversammlung darüber, welches Budget die Gemeindeleitung hat und ab wann alle Mitglieder entscheiden sollen. Sodann hilft es, wenn die Ausgaben der Gemeinde/Gemeindeleitung regelmäßig transparent gemacht werden.

Das sind Fragen, die man sich vor Entscheidungen stellen kann:
– Um wen genau geht es?
– Um was geht es?
– Liegt die Entscheidung überhaupt in meiner/unserer Autorität?
– Wer ist noch betroffen (Gemeindeleitung, Verantwortungsträger, Familienmitglieder usw.)?
– Welche Tragweite hat die Entscheidung (betrifft es die Gesamtgemeinde oder nur Einzelne?)?
– Von welchem Zeitfenster ist die Rede (schnelles Handeln vs viel Zeit zur Verfügung)?
– Betrifft es Finanzen? Wenn ja, in welcher Höhe? Wer muss informiert werden?
– Braucht es ein Extra-Treffen, um die Entscheidung zu fällen oder genügt eine Email/ein Anruf?

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